"张**，帮我查一下上个月收到的所有文件的"
—— 这是某个文书档案用户的真实提问。如果你也经常被这些问题困扰，往下看。
这些问题都来自文书档案行业的真实用户：
"张**，帮我查一下上个月收到的所有文件的来文日期和来文单位，我要核对一下收文编号有没有漏登的。"
好的，查到了。上个月（2025年2月）共有来文23件，其中来文单位包括“市档案局”、“省办公厅”、“区管委会”等。收文编号从2025-001到2025-023全部登记完整，没有遗漏。需要我把明细导出吗？
"我们有一份文件字号是“市府发〔2025〕12号”的紧急公文，密级是“机密”，保管期限是不是应该设为“永久”？帮我查一下现在的设置。"
查到了。文件字号“市府发〔2025〕12号”当前保管期限设置为“永久”，文档密级为“机密”，紧急程度为“特急”。设置符合规定，无需修改。
"我要归档一批去年的文件，文件日期在2024年1月到12月之间，帮我统计一下按公文种类分各有多少件，我好安排分类上架。"
统计结果如下： - 通知：45件 - 报告：18件 - 请示：12件 - 批复：9件 - 函：6件 - 会议纪要：4件 合计94件。需要查看具体的文件题号和文件页数吗？
"查一下收文编号2025-008的那份文件，来文单位是“市教育局”，当时登记的文件份数是多少？我要核对一下实际收到的份数。"
收文编号2025-008，来文单位“市教育局”，文件题号“关于2025年春季学期档案移交工作的通知”，登记文件份数为3份，文件页数为8页，文档密级“普通”，紧急程度“一般”。请核对实际收到是否一致。
"提醒一下，有没有保管期限为“10年”且文件日期超过10年的文件？该清理销毁了。"
查询到有3件保管期限为“10年”且文件日期在2015年之前的文件： 1. 收文编号2014-056，文件题号“关于办公用品采购的通知”，文件日期2014-03-12 2. 收文编号2014-089，文件题号“会议室使用管理规定”，文件日期2014-06-25 3. 发文编号2014-012，文件题号“年度工作计划”，文件日期2014-01-20 以上文件已到期，可以走销毁审批流程。
"帮我把所有文档密级为“秘密”以上的文件列出来，我要检查一下紧急程度和保管期限是否匹配。"
查到文档密级为“秘密”及以上的文件共5件： 1. 收文编号2025-003，密级“机密”，紧急程度“特急”，保管期限“永久” 2. 收文编号2025-011，密级“秘密”，紧急程度“紧急”，保管期限“30年” 3. 发文编号2025-002，密级“机密”，紧急程度“特急”，保管期限“永久” 4. 归档编号2024-018，密级“秘密”，紧急程度“一般”，保管期限“30年” 5. 归档编号2024-022，密级“机密”，紧急程度“紧急”，保管期限“永久” 其中第4件紧急程度为“一般”，与密级“秘密”的常规管理要求可能不匹配，建议复核。
"我收到一份文件，来文单位是“省档案馆”，文件字号“省档函〔2025〕6号”，但我找不到对应的收文编号，是不是漏登了？"
在系统中未找到文件字号为“省档函〔2025〕6号”的收文记录。但有一条类似的发文记录：发文编号2025-024，文件字号“省档函〔2025〕6号”，文件题号“关于档案数字化验收的函”，文件日期2025-02-20，文档密级“普通”。可能是误登记为发文了，需要我帮您调整到收文模块吗？
"下个月有档案专项检查，帮我查一下所有归档登记中“备注”字段为空且文件页数大于10页的文件，我要补全备注信息。"
查到符合条件（备注为空且文件页数>10页）的归档登记共8件，例如： - 归档编号2024-033，文件题号“2024年度工作总结”，文件页数15页 - 归档编号2024-045，文件题号“信息化建设方案”，文件页数22页 - 归档编号2024-052，文件题号“重点项目验收报告”，文件页数18页 需要逐份补全备注吗？
不是功能变多了，是问题变少了
已在多家文书档案企业中使用，不是凭空想象的
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